Intranet voor je bedrijf opzetten

Een intranet is super handig als je een bedrijf hebt met (veel) medewerkers of als je een digitale omgeving wilt om met je klanten te communiceren. Je hebt dan ook meteen 1 plek voor al je klantdocumenten en een plek waar ze vragen kunnen stellen en zelf informatie kunnen vinden. Dat scheelt jou weer veel tijd en moeite. Want een intranet hoef je maar 1 keer goed op te zetten om er vervolgens heel veel plezier van te hebben.

intranet

Intranet binnen je bedrijf opzetten via Notion

Als je een intranet wilt opzetten heb je niet perse een heel fancy systeem nodig of een duur bureau die dit voor je opzet. Je kunt namelijk zelf ook aan de slag met Notion. Dit is een projecttool waarmee je echt álles van je bedrijf kunt bewaren. Zo heb je veel meer overzicht en structuur en heb je niet meer tig systemen nodig. En het fijne is dus ook dat je Notion kunt inrichten als intranet waarbij je meerdere klantenportals kunt aanmaken.

Ik gebruik Notion zelf voor privé dingen en voor mijn eigen zakelijke onderdelen, waaronder mijn financiën. Maar daarnaast maak ik voor elke klant een aparte pagina aan waarbij we communiceren over afspraken, de planning en de to do’s. En gelukkig is dit heel makkelijk op te zetten. Ook als je geen technische kennis hebt is het heel goed te doen.

Je hele omgeving in Notion is voor jou en kan dus niet door anderen bezocht worden. (tenzij je dit op openbaar zet, dan fungeert het als een soort mini website) Als je er een portal van wilt maken, kun je de desbetreffende pagina’s delen met de persoon waarvoor het is bedoeld. Je kunt dan samen op die pagina verder werken en onder andere ook berichten naar elkaar sturen.

Intranet voor je bedrijf opzetten om doelen te stellen

Een intranet is natuurlijk fijn zodat je 1 vaste plek hebt om met klanten en medewerkers te communiceren, maar je kunt het ook voor jezelf gebruiken om doelen te bepalen en te tracken. Zo houd je jezelf scherp en kun je als organisatie ook samen doelen vaststellen. Door meerdere dingen in je bedrijf te meten kun je steeds meer groeien en ook als team sterker worden.

Mijn advies is dan ook om in je Notion account naast intranet voor klanten een aparte pagina aan te maken voor jou en/of je organisatie. Waar je samen kunt werken aan de groei van het bedrijf.

Meer structuur en overzicht

Door mijn Notion zo in te richten dat er zoveel mogelijk is gekoppeld en geautomatiseerd, ik alles op 1 plek heb en veel meer inzicht en overzicht heb, scheelt het mij minimaal 1 dag in de week. 1 dag in de week heb ik nu meer tijd om aan klantenprojecten te werken of iets anders wat ik leuk vind. Het kost alleen even veel tijd om Notion op te zetten, zeker ook als je het ook als intranet wilt gebruiken, maar daarna heb je er alleen maar profijt van.

Ga maar na hoeveel stress en frustratie je krijgt van te weinig structuur en overzicht in je bedrijf en elke keer als je weer documenten kwijt bent of iets op moet zoeken. Notion heb ik dagelijks open staan op mijn laptop en geeft me meteen aan het begin van mijn dag overzicht in alleen al mijn to do’s. Mijn kalender in Notion is bijvoorbeeld ook gekoppeld aan mijn website, waardoor afspraken automatisch ingepland worden en ik reminders krijg waar nodig.

Geen deadlines meer missen

Door al je afspraken zo gestructureerd te hebben en alles zo snel vindbaar, ga je veel minder deadlines missen. Ook vooral omdat je met klanten kunt communiceren via je Intranet en zij mee kunnen kijken met de voortgang van het project. Je kunt in je Intranet precies aangeven waar je nu mee bezig bent en wat ze kunnen verwachten. Daarnaast kun je een uitgebreide FAQ omgeving plaatsen zodat klanten altijd antwoorden kunnen opzoeken en ze jou niet altijd nodig hebben voor elke vraag die ze hebben.

Je website en Notion koppelen

Maak eerst een gratis account aan binnen Notion zodat je met de basis kunt beginnen. Maak een aparte pagina aan voor je eigen onderneming en privé onderdelen die je binnen Notion wilt bewaren/opzetten. Daarna bekijk je je website en kijk je welke onderdelen je kunt koppelen aan Notion. Wat kun je allemaal automatiseren? Waar ben je normaal gesproken veel tijd aan kwijt? Zo kun je bijvoorbeeld ook gewoon op vakantie zonder dat je bedrijf helemaal stilvalt. Je website kan echt heel veel werk van je afnemen als je het goed inricht. Dan is het niet meer alleen een kostenpost, maar iets wat ook voor winst kan zorgen. Zelfs als jij niet actief aan het werk bent.

Wil jij ook een Intranet maar geen idee waar je moet beginnen? Of heb je een website die je wilt koppelen aan Notion zodat je meer tijd in je bedrijf krijgt? Stuur me dan een mailtje. Ik denk meteen met je mee en binnen 3 maanden heb je een Intranet die voor meer bedrijfsgroei zorgt.