Meer vrije dagen in je bedrijf
Meer vrije dagen in je bedrijf willen we allemaal wel! Heerlijk je vakantie verlengen of helemaal niet werken als je er even geen zin in hebt. Je niet schuldig voelen als je eerder stopt met werken en gewoon een maand met vakantie omdat het kan. Geen zorgen om de komkommertijd want jij bent ook afwezig in de zomer. Hoe klinkt dat? Hartstikke prima toch. Ik leg je in deze blog uit hoe je zelf voor meer vrije dagen zorgt door je website in te zetten.
Hoe 1 extra vrije dag in de week alles veranderde
Toen ik mijn bedrijf begon 3 jaar geleden werkte ik 7 dagen in de week. Ochtend tot avond. Heel eerlijk, het eerste jaar deed ik ook maar wat. Hoort erbij! Gelukkig begon ik het richting het einde van mijn eerste jaar beter te begrijpen, verdiende ik een mooi salaris en besteedde ik meer uit. Van de 7 dagen ging ik terug naar 6. Ik had de zondag weer vrij!
Was dat genoeg? Zeker niet. Ik zat nog midden in een periode vol burnout klachten. Ik had veel meer rust nodig, daar vroeg mijn lichaam ook duidelijk om. Dus tijd om nog meer tijd te regelen. Hoe deed ik dat? Veel kritischer zijn op mijn processen, minder uitbesteden en meer door mijn eigen website laten oppakken. Ik stak zoveel tijd in taken die ik niet leuk vond en wat gewoon heel veel tijd kostte. Denk maar aan facturen opstellen die ik dan nog tig keer checkte uit onzekerheid. Klanten uitleggen hoe mijn werkwijze was en handmatig overal aan toevoegen zodat ze aan de slag konden met ons traject. Cursus deelnemers handmatig toevoegen aan de online omgeving. En ga zo maar door. Allemaal onnodig handmatig werk.
Het enige wat nodig was? Echt de tijd nemen om mijn processen onder de loep te nemen, strikter omgaan met mijn kostbare tijd, en uitzoeken hoe ik onderdelen uit mijn bedrijf kon automatiseren. Iets waar ik geen zin in had maar damn, het heeft me 1 extra vrije dag in de week opgeleverd. En door die extra dag heb ik veel meer tijd voor mezelf, om te tekenen, te designen of gewoon helemaal niks te doen. In de zomer een terrasje pakken terwijl andere mensen aan het werk zijn op kantoor.. daar kon ik wel aan wennen.
Inhoud
Hoeveel vrije dagen heb je in je bedrijf
Hoeveel vrije dagen heb jij nu in je bedrijf? Je kunt alleen resultaten meten als je een startpunt hebt. Je kunt bijvoorbeeld bijhouden in een systeem als Notion of Asana welke taken je per dag hebt en hoeveel uur je ermee bezig bent geweest. Zo weet je ook precies hoeveel uur je per week werkt en hoeveel je wilt minderen. Side note; noteer ook hoeveel energie een taak je oplevert. Dan weet je of je dit later beter kunt uitbesteden.
Een slimme manier om te kunnen minderen is door vooral ook een lijstje te maken van alles wat je nog handmatig doet. Die taken kun je dan stap voor stap gaan automatiseren zodat jij er niet meer voor nodig bent. Want waarschijnlijk heb je het niet door, maar bijvoorbeeld je facturen handmatig naar klanten versturen en handmatig je cursisten toevoegen aan je online cursus komt ook niet altijd goed uit. Voor je het weet heb je een hele dag in de week gevuld met alles wat je handmatig moet doen.
Meer vrije dagen door middel van je website
Jouw website kan bijna al je handmatige taken voor je uitvoeren. In combinatie met andere systemen. Een aantal taken waar je aan kunt denken:
- Facturen sturen
- Bevestigingen na aankoop sturen
- Inloggegevens voor een cursus, online training of membership
- Veelgestelde vragen en antwoorden via de mail
- Onboarding van nieuwe klanten inclusief sturen van intake formulieren en handleidingen
- Offboarding van huidige klanten inclusief vragen om review
- Verkopen van digitale producten > ga aan de slag met passief inkomen!
- Upsells > aan elke klant nog minimaal 1 extra dienst of product verkopen
- Gratis weggevers
- Nieuwsbrieven
- Blogs inplannen
Vrije dagen door minder klantcontact
Door je klantcontact te automatiseren houd je meer tijd over voor dingen die je echt leuk vindt. Dit kun je doen zonder in te leveren op klanttevredenheid en verbinding. Klanten willen niet te lang wachten dus je helpt ze er alleen maar mee. Jij wint en je klant wint. Bedenk maar wat je allemaal kunt doen met de extra tijd in de week.
Probeer het volgende eens:
- Chatbot zodat je altijd snel in contact bent met je potentiële klanten
- Uitgebreide veelgestelde vragen pagina en blokken. Zorg voor nog zelfstandigere klanten
- Automatische reply
- Uitgebreide onboarding formulieren en stappenplannen
- Klantportaal gekoppeld aan de website zodat klanten altijd bij je online omgeving kunnen waarin jullie samenwerken. Dit kan bijvoorbeeld via Notion
Je processen
Kennismaking
Wanneer maakt iemand voor het eerst kennis met jou? Is dat via Google, via een gratis weggever, via social media of iets anders? Wat gebeurt er vervolgens? Welke stappen zetten ze? Hoe ziet jouw klantreis eruit? Schrijf dat helemaal uit zodat je elke stap duidelijk hebt voor jezelf. Dan weet je straks ook welke onderdelen je kunt automatiseren.
Betaling
Als iemand klant bij je wordt, hoe betalen ze je dan? Stuur je ze een betaallinkje, een handmatige factuur? Betalen ze op locatie? Wat zijn je voorwaarden? Ook hierin kun je het jezelf makkelijker maken. Als jij nu bijvoorbeeld steeds achter facturen aan moet omdat je een betaaltermijn hebt van 14 of 30 dagen.. dan zou je kunnen regelen dat klanten nu vooraf gaan betalen. En dat kun je dan via je website laten lopen. Maak een product aan van al je diensten en stuur nieuwe klanten een linkje van de pagina van je website waarop ze kunnen betalen. Koppel daar je boekhoudsysteem aan zodat je facturen automatisch worden verwerkt en zorg dat klanten de facturen meteen ontvangen. Hoe chill is dat!
Onboarding
Misschien heb jij al een simpele onboarding maar het kan altijd makkelijker. Met onboarding bedoel ik het proces wat je klant doorloopt zodra ze klant worden. Stuur je bijvoorbeeld intakeformulieren, handleidingen, voeg je ze toe aan Google drive, aan een andere online omgeving en plan je sessies in? Automatiseer dit zodat je klant meteen aan de slag kan en jij veel minder nodig bent in je bedrijf. Doe alleen de leuke dingen!
Offboarding
Hetzelfde geldt voor je offboarding. Zorg dat je de stappen automatiseert zodat je bijvoorbeeld ook automatisch om reviews vraagt na een bepaalde periode. En maak daar dan een formuliertje voor zodat je de antwoorden een bepaalde richting kunt geven. Aan een inhoudloze review heeft niemand iets, je wilt dat je klant iets zegt over het gevoel wat ze na de samenwerking hebben overgehouden. En verwerk uiteraard upsells in je offboarding. Stel in dat je de klant na een bepaalde periode weer mailt met een nieuwe dienst of product wat mooi aansluit bij wat ze eerder bij je hebben afgenomen. Het is altijd makkelijker te verkopen aan bestaande/oude klanten.
Vooruit plannen
Als je veel aan marketing doet heb je waarschijnlijk veel content te maken. Ook dit kun je versimpelen. Niet meer voor alles nieuwe topics bedenken en alles vanaf nul schrijven. Hergebruik je content zodat je thema’s per week of maand gebruikt en datzelfde thema een blog, Instagram post en podcast plaatst. Je hoeft de inhoud dan alleen een beetje te tweaken zodat je niet overal letterlijk dezelfde teksten gebruikt. Plan bijvoorbeeld 1 vaste dag in de week voor je content, dan kun je het niet vergeten en blijf je consistent. Tip: plan meteen ook je website in.
- 1 blog per 2 weken zorgt voor een betere vindbaarheid in Google
- 1 nieuwsbrief per week zorgt voor verbinding met je leads en voor passief inkomen als je digitale producten verkoopt
- Dagelijks posten op social media zorgt ervoor dat je actief kunt doorverwijzen naar je website. Blijf niet wachten op je SEO scores, dat is zonde van je tijd en je website wil gezien worden!
Wat voor soort website past bij jou?
Benieuwd wat voor soort website bij jou past? Ben je het helemaal zat om uren op Google en Youtube te moeten zoeken naar hoe je meer tijd overhoudt in de week? Hoe je je processen kunt versimpelen? Doe de gratis website quiz en kijk waar jij de focus op mag leggen om de website te krijgen die jouw bedrijfswensen en dromen gaat waarmaken.